Humans of Admin - Le service de communication interne

Octobre 2021- Hors-série de rentrée numéro 3


LÉA CARRASCO, MATHIEU COTTEREAU ET ANAÏS POTET COMMUNICATION INTERNE


Interview du service de communication interne, rattaché à la Direction Communication, Marketing & Relations Entreprises dirigée par Bruno Tallent.

Mathieu : Bonjour, je m’appelle Mathieu, je travaille au sein d'emlyon depuis septembre 2013 et je suis responsable communication interne depuis septembre 2019. J'ai une bonne connaissance de l'école et un lien très fort avec la vie associative depuis maintenant plusieurs années.

Anaïs : Bonjour, moi c’est Anaïs, je suis arrivée à emlyon en septembre 2019 et j'ai intégré le service communication interne en mars 2020 en tant que chargée de communication interne. Mon rôle est de centraliser et diffuser les informations relatives à l'ensemble de la communauté étudiante et d'assurer le suivi et l'accompagnement de la vie associative sur les 3 campus France.

Léa : Moi c’est Léa, je suis assistante communication interne en alternance, depuis septembre 2020. Je travaille majoritairement sur la communication étudiante, mais j'agis également sur d'autres missions plus transverses, notamment sur l'accompagnement des projets étudiants (projets hors cadre associatif) comme les Learning Expeditions (ex : L'odyssée managériale, Road2Impact, WAY, Ikigai Project...).

Comment s’articulent les missions de la communication interne et quel lien entretenez-vous avec la communauté étudiante ?

Mathieu : Une des grandes missions de l'équipe communication interne est de travailler en transverse avec l'ensemble des parties prenantes de l'Ecole (les programmes, la faculté, le Student Services Center, le Career Center, la direction RSE, le Wellness Center, etc...) afin de centraliser les informations et de s'assurer de leur bonne diffusion auprès du staff et de la communauté étudiante. Cette communication se fait via différents canaux : les groupes de promos Facebook, le Makersboard, des newsletters... Nous travaillons également sur l’accompagnement de projets associatifs et de projets d’étudiants hors vie associative.

Anaïs : Au delà des outils et des canaux de communication que nous utilisons, notre mission est avant tout d'entretenir et de maintenir un lien de proximité avec la communauté étudiante, notamment via le Conseil de Corpo. Nous travaillons de manière quasi quotidienne avec eux. On se voit régulièrement pour échanger sur des projets de l’École, le suivi de la vie associative, la vie étudiante de manière générale. Nous avons également à souhait de collaborer avec l'ensemble des représentantes et représentants étudiants, comme les délégués des différents programmes : maintenir ce lien de confiance et cette proximité nous permet de faire remonter rapidement auprès des services ou de la Direction certains sujets, de proposer de nouveaux dispositifs ou encore d’alerter sur des problèmes à solutionner.

Léa : Dans le cadre de l’accompagnement de la vie associative, nous organisons un concours de pitch en début d’année (souvent en février) afin d’avoir une vue d’ensemble des grands projets des associations étudiantes. Ce concours nous permet d’identifier de supers projets, d’éditer des contrats de partenariats et d’attribuer des subventions financières. Nous rencontrons ensuite les associations tout au long de l’année pour échanger sur les projets pitchés, ou d’autres projets de l’association qui pourraient nous intéresser.

Nous intervenons aussi en dehors de la vie associative auprès d’étudiantes ou étudiants ayant des projets type Learning Expeditions pour lesquels l’Ecole pourrait être partenaire. Nous étudions les demandes puis rencontrons les porteurs du projet si cela nous semble pertinent. Nous pouvons aussi les mettre en relation avec les différentes équipes de l'Ecole qui pourraient se mobiliser ou être intéressées.

Mathieu : Notre objectif est avant tout de valoriser l’ensemble de ces projets afin de montrer la richesse d'emlyon, de sa vie étudiante et associative !

Qu’est-ce qui vous plaît le plus dans votre mission ?

Anaïs : Ce qui est le plus enrichissant dans les missions que l'on peut avoir c'est avant tout la richesse de la vie associative. Les journées ne se ressemblent jamais : un jour, on peut travailler sur le projet d'une compétition sportive, le lendemain on va parler d’un festival d’entrepreneuriat social, d'une action solidaire..., ce sont de nombreux projets très intéressants tout au long de l'année. Ce que j'apprécie aussi c'est le contact et le travail que l'on peut mener avec les étudiants dans le cadre de la vie associative. Nous avons ce rôle d’accompagnateurs, de facilitateurs, sans être pour autant des professeurs. On apporte notre expertise sur la communication et on voit tout au long de l’année qu’ensemble on arrive à construire et développer des projets.

Mathieu : La pluralité des projets, le relationnel avec les étudiants... Au sein d'emlyon, il y a mille nouvelles idées par jour, c’est très stimulant.

Anaïs : On sent vraiment qu’il y a une véritable communauté construite autour de l'Ecole. Il y a peu de temps j'étais moi-même êtudiante et j'aurais adoré évoluer et me former dans un contexte tel que celui-ci. Le lien entre l'Ecole et les associations est très fort et en fait une véritable force. Je suis toujours très impressionnée de voir le professionnalisme des associations, c’est un job à temps plein en parallèle des cours, des stages et c’est impressionnant de constater qu'elles sont toujours force de propositions, réactives, solidaires, engagées. La période COVID en a été le parfait témoin et malgré tout nous avons réussi grâce à la mobilisation commune entre l'Ecole et la communauté étudiante à garder ce lien social et à engager la communauté tout au long de l'année.

Mathieu : En effet, cela a été très marquant, particulièrement lors du premier confinement. J’ai l’impression que toutes les assos se sont dit « Il faut qu’on fasse quelque chose » et ainsi de nombreux nouveaux projets ont pu voir le jour.

Quel a été l’impact de la COVID19 sur la communication interne ?

Mathieu : Impact énorme ! C’est un sujet sur lequel nous avons travaillé dès janvier 2020. C’est arrivé très tôt lorsque la situation s'est dégradée en Chine. Le premier sujet que nous avons eu à traiter était à propos des échanges académiques. Il devait y avoir près de 600 étudiantes et étudiants qui devaient partir sur le campus de Shanghai. Nous avons dû tout de suite trouver des solutions et des passerelles. Puis petit à petit la situation a pris de l’ampleur et nous avons dû avancer quotidiennement avec les informations que l'on recevait de diverses institutions comme le Ministère de l’Enseignement Supérieur ou la Conférence des Grandes Ecoles, etc. Nous avons dû travailler régulièrement au sein de la cellule Covid pour rédiger les communications aux collaborateurs, aux étudiants...

Anaïs : À chaque nouvelle situation, il a fallu trouver des alternatives afin de tout de même maintenir le lien avec les étudiants tout en tenant compte des circulaires et des restrictions.

Léa : Et ce n’est pas fini ! Je n’étais pas là au moment du premier confinement mais depuis mon arrivée c’est toujours une mission à part entière de conserver le lien social avec les étudiants. Travailler dans un campus vide ce n’est agréable pour personne. C’est important d’identifier les points de vigilance et de faire remonter les informations aux différentes parties prenantes : la cellule COVID, le Wellness center, la direction RSE...

Quelles sont les plateformes sur lesquelles les étudiants peuvent vous retrouver ?

Anaïs : Makersboard, Markersboard, Makersboard ! On ne va pas cesser de le répéter mais coté étudiant comme collaborateur, le makersboard est véritablement le point central d'information d'emylon. On travaille quotidiennement comme indiqué précédemment avec l'ensemble des parties prenantes de l'Ecole. Vous pouvez retrouver différents contenus, comme des news présentant des actualités quotidiennes de l'Ecole, des services, les événements à venir (career center, makers'lab, alumni...) mais également des rubriques dédiées situés dans la rubrique Mon campus et moi. En effet, nous avons travaillé sur la création d'une nouvelle arborescence afin de vous fournir le plus de contenu possible concernant l'Ecole, les services, le programme, les dispositifs afin que chacun(e) puisse se dire «Mon premier niveau d'information se trouve ici ».

Léa : Le Makersboard est une plateforme qui est mise à jour quotidiennement pour que l’étudiant .e ait toujours l’information la plus actualisée possible.

Mathieu : Vous pouvez aussi nous retrouver sur Facebook, dans les groupes promos via lesquels nous partageons (via le profil d'Anais) de nombreuses actualités de l'Ecole et des services. En effet, nous mettons en collaboration la Corpo sur ce sujet afin de donner plus de visibilité sur certains dispositifs/événements de l'Ecole. On travaille également sur Messenger principalement avec la Corpo afin de rester en contact quotidiennement sur de nombreux sujets. Sinon plus "classiquement" nous sommes aussi disponibles par mail.

Quelles sont les nouveautés pour la rentrée ?

Mathieu : Le retour en présentiel ! Mais aussi repenser les projets existants, essayer de les améliorer, proposer de nouveaux dispositifs, retravailler le concours de pitch, les ateliers de formation pour les responsables communications et les président(e)s des assos... et essayer d’être toujours plus proches des étudiants !

Et le mot de la fin ?

Mathieu, Léa, Anaïs : Si vous nous croisez sur le campus : venez nous voir !